viernes, 3 de octubre de 2008

Destruir sin criterio

He recibido la e-newsletter de Cybex (nº 42, octubre de 2008), donde aparece un breve pero interesante artículo de Pedro Luis HUGUET TOUS. En él, analiza los documentos que se pueden presentar como prueba en un juicio, realizando un resumen clarificador:

"A la hora de definir los documentos a presentar durante un proceso probatorio, la LEC hace una clasificación del documento electrónico como un documento aparte del documento público o privado, distinguiendo:

• Documento público: (regulado por el art. 317 y ss) que constituye prueba plena y es considerado siempre válido.

• Documento privado: (regulado por el art. 324 y ss), que constituye prueba plena y se considerará válido únicamente cuando las partes no lo impugnaren.

• Documento electrónico: La LEC subdivide el documento electrónico en dos categorías;

- los documentos firmados electrónicamente que se encuentran al amparo de lo establecido en el art. 3 de la Ley de firma electrónica ( art. 326.3 de la LEC).
- cualquier otro documento electrónico (sms, correo electrónico, documento word,vídeo, grabación) estará sometido a la sana crítica del juez. Art. 382 de la LEC."

Seguidamente, nos hace pensar en la paradoja que supone que un testamento en papel con firma manuscrita tiene validez siempre que la parte contraria no lo impugne, y sin embargo un video en el que aparece el difunto relatando sus últimas voluntades será libremente valorado por el juez. En efecto, no parece adecuada la diferente calificación que tienen estos dos documentos en el proceso cuando a cualquier persona le resulta más fiable el segundo. Confiemos en el sentido común del juez.

Yo añadiría una segunda reflexión destinada a aquellas empresas obsesionadas con eliminar el soporte papel de sus oficinas: Antes de escanear y destruir valore la importancia del documento que destruye. Los documentos electrónicos resultado de escanear un original, aunque el proceso de escaneo incluya firma electrónica, ni entran dentro del grupo del artículo 3 de la Ley de firma electrónica (porque no han sido firmados electrónicamente por el emisor del documento), ni tienen la consideración de documento original. El original es el papel que tras el proceso han desechado.

6 comentarios:

deincognito dijo...

Un par de puntualizaciones sobre la digitalización.

De acuerdo, pero no del todo.

En la legislación de factura electrónica tenemos la digitalización certificada, con desarrollo muy completo.

En la Ley 11/2007 también se contempla, art. 30, pero aún tenemos pendiente el desarrollo reglamentario, que será intenso dada la diversidad de documentos y los diferentes metadatos que habrá que asociar con cada documento.

Y por último, mire el artículo de la acreditación del deber de información en la RLOPD. ¿Vale entonces la digitalización con firma electrónica? Pues, hombre, por analogía podríallegar a ser así, pero la cosa aún está dudosa. No obstante, en el futuro creo que se aplicará también a documentos privados distintos de facturas y tickets.

Salu2

Ad Edictum dijo...

Estimado Deincógnito:

Como Usted indica, la factura electrónica está perfectamente regulada, incluyendo indicación de qué debe entenderse por original. Escanear una factura cuyo original se emitió en papel, aunque el proceso incluya firma electrónica, ni cumple la normativa sobre facturación electrónica ni sirve para nada. Obviamente, en este post no me estoy refiriendo a las facturas electrónicas válidamente emitidas. Pero fíjese que para que éstas tengan validez y se acepten se necesita una regulación muy concreta y específica...Es decir, que no se trata de escanear y destruir sin más.

Respecto al art 18.2 del RLOPD, le llamo la atención sobre un problema: Si el documento que acredita el cumplimiento del deber de información sirve además para recoger el consentimiento para un contrato...¿cree Usted que se admitirá el documento escaneado como prueba en un juicio? En fin, sinceramente, yo no destruiría ningún contrato basándome en este artículo. De hecho, incluso dudo que de la validez de la prueba del consentimiento para el tratamiento de los datos presentada por este medio (recuerde que información y consentimiento no son lo mismo). Hay determinadas periciales que no se pueden realizar más que en papel y la caligráfica de la firma del interesado es una de ellas.

deincognito dijo...

Perdone que le corrija, pero la digitalización certificada en los términos y condiciones marcados por la normativa de factura electrónica permite considerar la imagen firmada electrónicamente como original indicando la normativa la posibilidad de destrucción.

Lo mismo sucede en la Ley Administración electrónica, si bien aún está pendiente el desarrollo reglamentario.

En cuanto al RLOPD, me temo lleva Ud. bastante razón, pero ¿acaso no se han tomado como prueba copias en papel de correos electrónicos?

Me temo que de la factura pasaremos a la Administración electrónica y llegaremos a los documentos privados.

Salu2

Ad Edictum dijo...

Estimado Deincognito:

La Dirección de este Blog le agradece enormemente sus comentarios.

Su primera puntualización no es una corrección: es lo que he dicho. La factura electrónica en los estrictos términos marcados por la normativa permite considerar original una factura que no está en papel. Esto es distinto de emitir una factura en papel, escanerarla y destruirla. En el caso de la factura electrónica, creo que ningún documento en soporte papel tiene la consideración de original....

La ley de acceso permite emitir válidamente documentos administrativos por medios electrónicos, regula las copias electrónicas de documentos, los expedientes electrónicos y su conservación, ....¿A qué artículos en concreto se refiere Usted?

Respecto a las impresiones de e-mails aportadas como prueba en un juicio, sepa que pueden no ser aceptadas por la otra parte. En este caso, habría que recurrir a prueba pericial para demostrar que el contenido del mail y su fecha son los que aparecen en la impresión (que por otra parte, como usted sabrá es fácilmente falsificable). Esta prueba se aporta como prueba documental, como cualquier otro texto en papel.

Si a Usted como letrado, la otra parte le aporta e-mails en papel, Usted puede no recornocerlos. A la otra parte le tocará demostrar que se enviaron. Pero vamos, esto también pasa con los contratos firmados. Por eso existe la pericial caligráfica.

El problema que comentaba en este post se refiere al encaje pericial de determinados formatos. El Señor HUGUET TOUS lo explica muy bien.

Saludos y póngame a los pies de su Señora.

Ad Edictum

deincognito dijo...

Estimado Sr.,

Perdone que de nuevo le corrija.

En estos sitios podrá encontrar Ud. múltiples referencias a la factura electrónica y otros usos de la firma electrónica.

http://www.digitalizacioncertificada.com/
http://inza.wordpress.com/

De verdad, las facturas originales en papel conservadas desde hace tiempo lo mismo que las recibidas por sus destinatarios pueden ser escaneadas con software de digitalización certificada homologado por la AETA, imágenes que tendrán el mismo valor que los originales en papel, los cuales reconoce la normativa pueden destruirse.

En cuanto a los correos electrónicos en papel como prueba, totalmente de acuerdo. Pero a veces el problema se da en que, al no haber una adecuada conservación de las comunicaciones, puede ser que no tengamos más recurso en contra que la memoria o con suerte de una copia de seguridad...si hay suerte y conseguimos dar con el correo en cuestión...casos en los que el correo electrónico en papel, aún falseado, cosa bien fácil como sabe, pueden ser tomados como prueba.

El artículo 30.4 de la Ley 11/2007 habla de la posibilidad de destrucción de los documentos en papel de los que se hayan obtenido imágnes electrónicas en base a unas determinadas condiciones.

Salu2

Ad Edictum dijo...

Estimado Deincógnito:

En esos casos que Usted comenta, no hay factura electrónica. En la factura electrónica, el original no está en soporte papel.

Un saludo.