martes, 16 de septiembre de 2008

¿Cómo se pueden cancelar los datos en soporte papel?

La cancelación de datos procede:
  • Cuando la insta un interesado ejerciendo el derecho que le reconoce el artículo 16 de la LOPD.
  • Cuando los datos de carácter personal inexactos o incompletos, o han dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad por la que se recabaron, siendo el responsable del fichero quien, de oficio, debe proceder a cancelarlos según dispone el artículo 4 de la LOPD.
La cancelación no equivale a borrado o eliminación física de datos. La identificación que hacía la Instrucción 1/1998 de cancelación y borrado de datos suscitó cierta confusión y fue objeto de análisis detallado en un informe jurídico del año 2001 sobre bloqueo de datos, donde se indicaba:
“Existirán determinados supuestos en los que la propia relación jurídica que vincula al afectado con el Responsable del fichero y que determina, en definitiva, el tratamiento del dato de carácter personal cuya cancelación se pretende, así como las obligaciones de toda índole que pudieran derivarse de la citada relación jurídica y que aparecen impuestas por la Ley impedirá que la cancelación se materialice de forma inmediata en un borrado físico de los datos.
Por el contrario, el Responsable del Fichero estará obligado, bien por el contenido de aquélla relación jurídica, bien por lo establecido en una norma imperativa, al mantenimiento del dato, si bien sometido a determinadas condiciones que aseguren y garanticen el derecho del afectado a la protección de sus datos de carácter personal, no pudiendo disponer de tales datos en la misma medida en que podría hacerlo en caso de que no procediera (de oficio -por haber dejado de ser necesarios para el cumplimiento de la finalidad del fichero- o a solicitud del afectado) la cancelación de los mismos."
En la misma línea, el artículo 5.1.a) del nuevo reglamento nos proporciona la siguiente definición del término “cancelación”:
"b) Cancelación: Procedimiento en virtud del cual el responsable cesa en el uso de los datos. La cancelación implicará el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces o Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos”.
En el caso de los tratamientos automatizados, articular un procedimiento de cancelación de datos en los términos previstos por la citada disposición resulta bastante sencillo, restringiendo el acceso a los registros cancelados a los usuarios del sistema. Sin embargo, la cuestión se complica cuando pensamos en cancelar datos de un registro manual.
Si se trata de cancelar un expediente o una parte fácilmente separable de un archivo, bastaría con destinar una dependencia o armario para guardar tales documentos y restringir su acceso al personal. Se cumpliría de esta forma con la obligación de reservar su ,separando estos datos del resto de los que componen el archivo y que deben continuar en activo. Pero, ¿y si de lo que se trata es de cancelar datos que se encuentran en un documento que debe seguir activo?
La Agencia Española de Protección de Datos, en un supuesto similar, ha determinado que bastará con realizar una anotación marginal que indique que los datos no pueden utilizarse al haber sido cancelados. Tal es el sistema que propone para hacer efectiva la cancelación de los datos recogidos en los libros bautismales que mantiene la iglesia católica en soporte papel. Así, en la resolución de 10 de junio de 2008, recaída en el procedimiento de tutela de derechos 88/2008, indica:
“En el presente caso, la cancelación de los datos personales contenidos en los Libros de Bautismo se articula mediante la inclusión de una “nota marginal”, cuyo objetivo es que no se pueda tener acceso a los mismos, y por tanto se conviertan en inaccesibles, alcanzando con ello el deseo del recurrente de que sus datos no sean conocidos”.
Me reservo la opinión que me merece esta frase y las sutilezas del razonamiento jurídico que realiza la Agencia ante de llegar a la conclusión de que se pueden cancelar datos de las partidas bautismales para otro post.

No hay comentarios: