sábado, 13 de septiembre de 2008

Buenas prácticas en el uso de fax

Pocas empresas disponen de una política sobre uso de fax. Sin embargo, el fax es un medio de comunicación a través del cual puede entrar y salir información de la empresa que debe controlarse. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

1º. Prepare una carátula corporativa para los faxes de su empresa y pida a sus trabajadores que la utilicen. ¿No le molesta recibir hojas donde no aparece indicado el destinatario ni el nombre de quien las envía? ¿No ha recibido nunca faxes por error o defectusos donde no aparecía un número teléfono de contacto? Señalar claramente el destinatario, el asunto, la fecha, el emisor y su número de teléfono son reglas básicas de una buena organización empresarial. Además, en la carátula corporativa, podrá añadir un aviso de confidencialidad como el que sigue:

“El contenido de este fax es confidencial y va dirigido exclusivamente a la persona que figura como destinatario. Está totalmente prohibida cualquier divulgación, distribución o reproducción de esta comunicación. Si lo ha recibido por error, por favor, destrúyalo y póngase en contacto con el emisor en su número de teléfono.”

2º. Prohíba a su personal el envío de publicidad por mail sin autorización de la dirección. Las campañas de publicidad por fax hay que planificarlas con cuidado. En el caso de envío de publicidad por fax, debemos tener en cuenta otras leyes a parte de la LOPD. En un primer momento se podría pensar que si el número de fax se encuentra en una guía de teléfonos podemos usarlo libremente, puesto que es una fuente accesible al público a efectos de la normativa sobre protección de datos, o que si está a nombre de una empresa, queda fuera del ámbito de aplicación de la LOPD. Sin embargo, no es así.

El artículo 38.3.h) de la Ley General de Telecomunicaciones dispone:
“En particular, los abonados a los servicios de comunicaciones electrónicas tendrán los siguientes derechos:...
“h) A no recibir llamadas automáticas sin intervención humana o mensajes de fax, con fines de venta directa sin haber prestado su consentimiento previo e informado para ello.”

El artículo 69.1 del Real Decreto 424/2005 indica:
“Las llamadas no solicitadas por los abonados con fines de venta directa que se efectúen mediante sistemas de llamada automática, a través de servicios de comunicaciones electrónicas, sin intervención humana (aparatos de llamada automática) o facsímil (fax), sólo podrán realizarse a aquellos que hayan dado su consentimiento previo, expreso e informado.”

Por tanto, no podemos enviar publicidad por fax que previamente no haya sido consentida por el titular de la línea, independientemente de que ese número corresponda a una empresa o figure en un listín telefónico (abonado se refiere tanto a particulares como a empresas).

Eso sí, la sanción que le puede imponer la Agencia Española de Protección de Datos, que tiene competencia también en estos casos, es muy inferior a la que le correspondería por vulnerar la LOPD.

3º. Destruya periódicamente los faxes recibidos que se acumulan en la bandeja de salida del fax. No permita que se amontonen papeles que nadie recoge durante más de dos o tres semanas. Informe al personal de que se deben revisar los mensajes entrantes cada día y nombre un responsable de revisar la documentación recibida y destruir la inservible.

4º. Aunque no es recomendable prohibir el uso del fax para enviar o recibir información personal de los trabajadores (no se trata de imponer un estado policial), recomiende identificar claramente estos mensajes y estar pendientes de su recogida.

5º. Coloque una nota junto al fax con las normas de uso del mismo para concienciar al personal de su cumplimiento:

  • Utilización obligatoria de carátula
  • Rcogida de faxes diaria
  • Revisión del número marcado antes de dar a enviar
  • Aviso al receptor del envío y comprobación de la correcta recepción en el caso de documentos importantes


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