martes, 26 de agosto de 2008

Decalogo de medidas de seguridad para tratamientos no automatizados

Como continuación de mi post sobre buenas prácticas en la gestión del papel, les presento el siguiente decálogo que puede distribuirse entre el personal de una Organización para explicar de manera sencilla las medidas de seguridad que deben aplicar en el tratamiento del papel:
1º. Mesas limpias. Al finalizar la jornada laboral, guarda todos los documentos con los que hayas estado trabajando en cajones o armarios. Piensa que cuando estás fuera de la oficina, otras personas pueden leer los expedientes o informes que has dejado sobre la mesa.
2º. Destrucción segura. Los expedientes, legajos, informes y cualquier documento que contenga datos de carácter personal o información sensible para la empresa no pueden ser abandonados en contenedores públicos o en las papeleras de la oficina. Utiliza la destructora de papel o deposita los documentos en el “buzón del papel” que retirará una empresa encargada de eliminar el residuo de una manera segura.
3º. Oficina sin papel. Reduce la información en soporte papel que manejas. Escanea y destruye todo aquello de lo que no vayas a necesitar el original….pero recuerda que algunos documentos como los contratos, los “recibí” o los albaranes que van firmados por otras personas no se pueden destruir por si fuera necesario acreditar su autenticidad en un juicio o presentarlos a una auditoría.
4º. Trabajo fuera de la oficina. Evitar sacar o documentos o informes confidenciales de la oficina (por ejemplo, para trabajar en casa, para leer durante el descanso del café…) Cada vez que lo haces, lo expones a riesgos como la pérdida o el robo. Es muy fácil olvidar una carpeta o un maletín en un autobús o en una cafetería.
5º. Impresiones segura. Imprime datos o documentos que tengas en formato electrónico sólo cuando sea estrictamente necesario.
6º. Documentos abandonados. Revisa periódicamente las bandejas de entrada y salida del fax y de las impresoras compartidas para evitar que se acumulen documentos abandonados a los que puede acceder cualquiera.
7º. Reutilización de papel. Es una mala práctica reutilizar la cara en blanco de informes y documentos como borrador... A veces se escriben mensajes o notas por detrás de listados de clientes o documentos confidenciales.
8º. Archivo adecuado. Archiva la documentación de la que eres responsable de manera adecuada. Respeta los criterios de almacenamientos fijados por la organización. Recuerda que la información sensible debe permanecer bajo llave y es de acceso restringido.
9º. Traslados de centros. En los traslados de centros o de oficinas, no abandones ningún expediente o arhivador. Debes prestar atención preferente al traslado de tu documentación en papel. Las mudanzas no son una excusa para hacer limpieza de los papeles acumulados. Toda la documentación en soporte papel debe destruirse ordenadamente y siguiendo los procedimientos establecidos.
10. Colaboración. Tu colaboración resulta imprescindibles. Comunica cualquier incidencia de seguridad que afecte a la gestión del papel en tu departamento para que podamos solucionarla cuanto antes y transmítenos tus sugerencias para mejorar los procedimientos internos de archivo y gestión del papel.

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